Privacy

Aqua ’68 hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens en houden ons aan de toepasselijke wetgeving. Vrijwilligers, bestuursleden, officials, trainers, coaches en andere ondersteuners hebben met Aqua ’68 een vrijwilligers overeenkomst waarin een geheimhoudingsverklaring is opgenomen. Een verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van de vrijwilligersverklaring.

versie:  1 december 2019
bekrachtigd in de bestuursvergadering van 3 december 2019

 

De verklaring luidt:

Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van de Asser Zwemvereniging Aqua ’68 gevestigd te Assen, ingeschreven in het handelsregister van de KvK onder nummer  40045859, hierna te noemen: `Aqua ‘68’.

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Aqua ’68 hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens en houden ons aan de toepasselijke wetgeving.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
– Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
– Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
– Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
– Geen persoonsgegevens doorgeven aan derden, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
– Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als Aqua ‘68 zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het lezen van deze verklaring, of in algemenere zin, hierover vragen heeft, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan: privacy@AQUA68.nl

 

Verwerking van persoonsgegevens van leden;

 Persoonsgegevens van leden worden door Aqua ‘68 verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinden, waaronder het innen van contributie;
– Communicatie over zaken aangaande het lidmaatschap en/of uitnodigingen voor wedstrijden en/of andere verenigingsaangelegenheden;
– Het kunnen laten beoefenen van de zwemsport binnen de zwembaden waar Aqua ’68 gebruik van maakt.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– Het aangaan van het lidmaatschap middels een aanmeldingsformulier op de website;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Aqua ‘68 de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
-Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– (Mobiel) Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Geslacht;
– Geboortedatum;
– Bankgegevens (IBAN en BIC);
– Gezondheidsgegevens*
– Diploma(‘s).

*De Gezondheidsgegevens zijn beperkt tot zaken die relevant zijn aan de uitoefening van de sport binnen onze zwemvereniging.

Uw persoonsgegevens worden door Aqua ’68 opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de looptijd van het lidmaatschap, daarna 16 maanden voor afhandeling en eventuele her activering van het lidmaatschap bij Aqua ’68 danwel een andere zwemvereniging. Daarna alleen de noodzakelijke informatie in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Noodzakelijke gegevens voor uitslagen en  pr-lijsten worden blijvend bewaard.

 

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers en medewerkers;

Persoonsgegevens van vrijwilligers en medewerkers worden door Aqua ’68 verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Uitvoering geven aan een vrijwilligers- of arbeidsovereenkomst.

Met vrijwilligers zijn tevens bestuursleden commissieleden, coaches, trainers en officials bedoeld.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De vrijwilligers- of arbeidsovereenkomst.
– De rol die door de vrijwilliger in de vereniging wordt vervult

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Aqua ‘68 de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Geboortedatum;
– Kopie ID;
– BSN-nummer;
– Bankgegevens;
– Diploma(‘s);
– Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). (de vereniging raagt deze aan bij Dienst Justis op grond van de regeling NOC/NSF en is gratis)

Uw persoonsgegevens worden door Aqua ‘68 opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de periode dat men een contract heeft, daarna noodzakelijke informatie nog 16 maanden in de personeelsadministratie. Daarnaast alleen noodzakelijke informatie in de financiële en salaris administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden;

Persoonsgegevens die Aqua ’68 van u vastlegt kunnen aan derden worden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
– Het verzorgen van toegang tot het zwembad;
– Het verzorgen van de (financiële) administratie (inclusief salarisadministratie);
– Het innen van onze achterstallige betalingen;
– Het verzorgen van onze ledenadministratie;
– Het verzorgen van inschrijvingen bij zwembond KNZB, NRZ Raad voor zwemveiligheid, Reddingsbrigade  KNBRD;
– Het verzorgen van inschrijvingen bij zwem-, synchroon-, waterpolowedstrijden en ReddingsBrigade;
– Het aanbieden van een digitale omgeving inzake de KNZB zwemlesmethode;
– De hosting van onze website.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

 

Fotobeleid;

Aqua ’68 heeft een strikt fotobeleid. De regels voor het maken van foto’s, films en geluidsopnamen is vastgelegd in het document ‘Fotobeleid’ en is een onlosmakelijk onderdeel van deze verklaring.  lees meer

 

Binnen de Europese Unie;

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

Minderjarigen;

Wij verwerken uitsluitend en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Bewaartermijn;

Aqua ‘68 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar is vereist.

 

Beveiliging van persoonsgegevens;

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
– Alle personen die namens Aqua ‘68 van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
– Wij laten back-ups maken van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– Onze vrijwilligers, officials en medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en hebben hiertoe een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

 

Rechten omtrent uw gegevens;

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

 

Wijziging van deze privacy verklaring;

Aqua ‘68 past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacy verklaring worden opgenomen. Wij raden u aan de Privacy verklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal Aqua ‘68 er alles aan doen u via de websites te informeren.

 

Klachten;

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via privacy@aqua68.nl. Indien u vindt dat uw klacht onvoldoende is opgelost, heeft u altijd het recht een klacht bij het bestuur van Aqua ’68 volgens de geldende klachtenprocedure in te dienen. Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

Contactgegevens;

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of een verzoek wilt doen tot  inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke:        Secretaris
E-mail:                          sectretaris@aqua68.nl

 

Vragen;
Als u naar aanleiding van deze Privacy verklaring vragen heeft neem dan contact met het bestuur op.