Jaarverslag 2006 notulen

Notulen algemene jaarvergadering 2006 d.d. 22 maart 2006

locatie: De Hertenkamp

Aanvang 20.15 uur

 Afwezig mkg:

André Mennen, Hermien Krale, Janny Stenveld, Margot Stenveld, Arnoud Sluijk, Ico van Slooten,, Jolanda Poker, Henk Koudijs.

Aanwezig:

Guus Vrijer, Tjipke Douwstra, Henk Haandrikman, Bart Oosterling, Wim van der Wiel, Esther Kuil, Truida Kuil, Annemieke Graver, Annemarie Lubbers, Arjan Schuiling, Jacqueline Thomas, Wilma Chiriatti, Ron Dmen, Dienke Hedemann, Nick Schamp, Erica Hoeksema, Hillegonda Drenth, Sanne ’t Hooft, Janny ’t Hooft, Wolter van Eeks, Rita Groenhart, Raymond Groenhart, Bert ten Klooster, Bertjan Marree.

Bestuur:

Freek Kooi, Marlies d’Hous, Corné Lolkema, Jacqueline Stam, Frans Thomas, Bejanka Douwstra.

Afwezig mkg: Wijbren de Jong

 1.       Opening
Om 20.25  uur opent de voorzitter de vergadering in “De Hertenkamp”. Er zijn evenveel bestuursleden aanwezig als vorig jaar. De penningmeester is afwezig ivm zwaarwegende verplichtingen elders, maar is op gsm bereikbaar. Verontschuldigingen voor late uitnodiging en voordragen nieuwe bestuursleden wordt alsnog geaccepteerd. Dank voor aangeleverde verslagen.
Je kan niet zeggen dat het echt goed gaat met de vereniging. Er zijn zorgen over het ledenaantal, waarbij we niet zeker kunnen zijn dat er voldoende toename plaatsvindt. Toch is bij de begroting rekening gehouden met een te verwachten realistische toename van het ledenaantal. Voorts blijven we op zoek naar uitbreiding van het kader.
 
Het afgelopen jaar is per saldo flink achteruit gegaan. Uitzondering hierop zijn wedstrijdsport en waterpolo. We hebben de kostenpost goed in de hand gehouden. De stijging van energieprijzen baart ons flinke zorgen.
Tot slot wordt de wens voor een goede vergadering uitgesproken.

2.       Ingekomen en uitgaande stukken
Ico: probleem  gemengd gebruiken van dames en heren kleedkamers. Met name vaders in de dames kleedkamers en moeders in de kleedkamers. Freek neemt dit op met De Smelt.

3.       Notulen
Dank aan Iris.

4.       Jaarverslag secretaris
Geen opmerkingen

5.       Jaarverslagen van de diverse afdelingen
Zwemmend redden
geen opmerkingen. Jacqueline geeft aan dat het niet zorgelijk is dat er wat minder leden zijn.
Opleidingen
Marlies licht toe dat met het volgsysteem voor leden wordt bedoeld een soortgelijk systeem als Rob Sports hanteert. Dit kan echter niet op korte termijn worden geïntroduceerd omdat wij slechts beschikken over de zaterdagochtend.
Wedstrijdsport
Geen opmerkingen
Waterpolo
Geen opmerkingen
Vertrouwenspersoon
Geen opmerkingen over het verslag.
De voorzitter geeft aan blij te zijn met de bijdrage van de vertrouwenspersoon, zodat duidelijk is dat leden nog steeds van haar diensten gebruik kunnen maken.

6.       Jaarverslag trimzwemmen
Freek geeft aan dat het trimuur op donderdagavond is opgeofferd om de herenjeugd te kunnen laten trainen.

7.       Jaarverslag activiteitencommissie
Jacqueline Thomas vraagt extra aandacht voor het punt dat drie leden van de activiteitencommissie gaan stoppen.

8.       Jaarverslag penningmeester
De voorzitter geeft aan dat het afgelopen jaar positief heeft gedraaid, en dat dit enigszins verwonderlijk is. Hij vraagt de leden direct te komen met vragen en vraagt of er behoefte is aan een leespauze. Er komen geen vragen vanuit de aanwezige leden. De afdracht naar de bond wordt jaarlijks groter. De reden hiervoor is de bezuiniging bij VWS. Het bestuur van de bond voert de noodzakelijke verhoging van de afdracht naar de bond in stappen uit, waardoor jaarlijks de afdracht wat hoger wordt.
Van Eeks geeft ter geruststelling aan dat de feitelijke positie van Aqua’68 is weergegeven in het document. Er komen dus geen negatieve verrassingen achter vandaan.
Lolkema geeft namens Ico van Sloten aan dat het saldo ₠500,- minder is dan verwacht.  Hij merkt op dat het wenselijk is dat de vereniging grotere reserves aanlegt. Het zou volgens de sectie waterpolo gewenst zijn om wat vaker tijdens het jaar de uitgaven tegen het licht van de begroting te houden. De voorzitter geeft aan dat hij achter de opmerking van waterpolo kan staan. Om de reserves te verhogen zou echter alleen kunnen door contributieverhoging. Hoever je daarin wil gaan wordt besproken tijdens de vergadering. Van Eeks vraagt zich hardop af hoe hoog die reserves dan zouden moeten worden.
De voorzitter merkt op dat hij veel waardering heeft voor de oud-bestuursleden Wolter en Frans over het grote probleem van badhuurschuld in het verleden, die zij in goede banen hebben geleid. Contributieverhoging kan leiden tot afvloeien van leden. Van Eeks geeft aan dat de leden niet massaal zullen afhaken. Volgens de voorzitter zijn de tarieven van zwembaden die in handen zijn van particulieren vergelijkbaar met elkaar. Zwemsport is wel een dure sport. Het vergelijk met andere sporten is ook te maken. Bij sporten die accommodaties van gemeenten gebruiken zijn de tarieven lager. Dat zijn eigenlijk verkapte subsidies. Op dit moment zouden we gebruik moeten maken van de politiek omdat de verkiezingen net zijn geweest. Als vereniging ontvangen wij van de gemeente ₠400,- jeugdsubsidie op jaarbasis. Afgelopen jaar 96 afzeggingen is te veel, 44 nieuwe leden is te krap. Trimmen is iets teruggelopen door het wegvallen van de donderdagavond. Raymond Groenhart vraagt zich af hoe het zit met de boetes. Lolkema geeft aan dat de meeste boetes liggen bij waterpolo. Een “komma” verkeerd op het wedstrijdformulier levert al een boete van ₠7,50 op. De discussie loopt jaarlijks bij het DPC, maar daar wordt eveneens jaarlijks aangegeven dat de formulieren dan maar goed moeten worden ingevuld.

9.       Verslag kascommissie
Henk Haandrikman meldt namens de kascommissie dat op maandag 20 maart 2006 de controle is gedaan bij de penningmeester.
Inkomsten uit de contributie zijn lager als gevolg van het verloop van leden.
Er is sprake van een verhoging van de afdracht aan de KNZB
De boetes zijn alleen toe te wijden aan waterpolo en worden veroorzaakt door het foutief invullen van de wedstrijdformulieren. De kascommissie adviseert de sectie waterpolo om één persoon verantwoordelijk te maken voor de wedstrijdformulieren en na elke wedstrijd voldoende tijd te nemen om de formulieren goed na te kijken. Zorg daarnaast voor een goede checklist.
Het financieel verslag klopt.
Er wordt decharge verleend aan het bestuur.

10.    Vaststellen kascommissie
De zittende leden blijven in deze setting nog een jaar als kascommissie actief.
Henk Haandrikman is in 2007 aftredend
Wilma Chiriatti en Annemieke Graver  zijn in 2008 aftredend

11.    Begroting 2006
De voorzitter licht de begroting toe en geeft aan dat aan de leden wordt gevraagd de begroting goed te keuren.
Van Eeks geeft aan dat er een stijging van de kosten zichtbaar is van 10% en vraagt of de contributie nu ook met 10% zou gaan stijgen. De voorzitter geeft aan dat het bestuur overweegt om een contributieverhoging van circa 5% te hanteren. Hij zet in dat kader uiteen dat het bestuur als belangrijkste taakstelling heeft om te investeren in groei van het ledental en licht dit per afdeling toe. Aqua’68 was tot voor kort de grootste vereniging van Drenthe. Die positie willen we als bestuur terug zien te krijgen.
Voor de voorgestelde contributieverhoging vraagt de voorzitter de aanwezige leden om goedkeuring. Er wordt ingestemd.

12.    Uitvoering beleidsplan 2006
Communicatie moet beter.
Ledenaantal moet hoger.
Opleiding kader moet worden verbeterd. Signalen vanuit de secties geven aan dat er actief wordt nagedacht, wat een positieve verandering is ten opzichte van het leden.
Gebruik maken van ondersteuning vanuit de bond, met name om “bedrijfsblindheid” te voorkomen.

13.    Bestuursverkiezing
De aftredende leden zijn herkiesbaar. De vergadering stemt in met een verlenging van de bestuursperiode van de herkiesbare leden. Dit betreft: Freek Kooi, Corné Lolkema en Iris Weerkamp.
Frans stelt zich beschikbaar als bestuurslid namens de wedstrijdsport. De leden van de vergadering stemmen ermee in.

14.    Wat verder ter tafel komt

15.    Uitreiking van de waarderingsbeker
Harry de Jonge krijgt een logo voor zijn uitdrukkelijk bewezen diensten als secretaris.
Louis van Oostveen is 10 jaar official geweest en neemt afscheid, maar is niet aanwezig.
Guus Vrijer ontvangt de waarderingsbeker, mede omdat hij al als jong lid een zeer waardevolle bestuurder was. Guus zegt erg blij verrast te zijn met deze beker en prijst het team waarover waterpolo nu beschikt.

16.    Rondvraag
Wim van der Wiel heeft een vraag over de nieuwe website in verband met het toevoegen aan de favorieten, wat niet het gewenste resultaat oplevert. Bertjan geeft aan dat hij nog even moet wachten omdat de nieuwe websita nog niet helemaal gereed is.
Bertjan geeft aan dat dagelijks of hooguit wekelijks interessante dingen op de website geplaatst moeten worden. Hij heeft het bestuur gevraagd komend weekend alle informatie aan te leveren en dat na enkele weken het geheel wordt doorgelicht. Rond Pasen moet de site actueel zijn. Gegevens moeten via de sectiehoofden worden aangeleverd. De activiteitencommissie krijgt een eigen plek binnen de site. Verantwoordelijke binnen de commissie wordt nog geregeld.
Het risico dat leden informatie missen als de site als vervanger van het clubblad wordt bedoeld, wordt benoemd. Toch zal dit de toekomst zijn omdat de voordelen op alle fronten aanwezig zullen zijn.

Tjipke Douwstra geeft als idee om e-mail adressen te inventariseren en de clubbladen, daar per e-mail naar te versturen. De overige leden ontvangen het clubblad op papier

Jacqueline Thomas geeft aan dat de planning van wedstrijden niet handig is als er bijvoorbeeld ijsspeedway is. Corné neemt dit mee.

17.    Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering 0m 22.25 uur.

 download hier in word formaat